Tutti conosciamo l’importanza di servirsi di una sala congressi attrezzata con strumenti di ultima generazione per far sì che il nostro evento risulti praticamente perfetto.
L’utilizzo di una sala congressi vi permetterà di trovarvi faccia a faccia (senza nulla togliere a Skype) con colleghi e/o partner discutendo dei programmi dell’azienda di cui siete membri. La presenza di uno spazio grande il giusto vi permetterà creare una dimensione di armonica coesione, rispettando allo stesso tempo gli spazi vitali di ognuno stimolando le dinamiche di coworking. Vari studi dimostrano che le dinamiche di interazione faccia a faccia e il confronto botta e risposta contribuiscano a un netto miglioramento delle prestazioni e del raggiungimento degli obiettivi, che si tratti di fase ideativa o progettuale in corso d’opera non cambia. All’affiatamento partecipativo del gruppo c’è, in prospettiva, anche la prospettiva dell’efficienza nel conseguimento dei programmi di lavoro.
Ma cosa considerare prima di scegliere una sala congressi a Milano? Innanzitutto la città è ricca di opportunità e quindi scegliere sale congressi Milano diventa un qualcosa di molto semplice.
Innanzitutto bisogna considerare la capienza. In base al numero di persone previste potremo farci un’idea della dimensione calcolando più di un metro quadrato per ogni partecipante. Evitiamo quindi di tenere le sedie troppo vicine (le persone che partecipano ai meeting spesso non si sono mai viste prima) ma allo stesso tempo non distanziarle troppo (il congresso è un’occasione di incontro). A seconda del tipo di evento che stiamo organizzando, valutiamo anche la quantità di spazio che serve per il passaggio delle persone, soprattutto per favorire l’accessibilità anche a chi ha disabilità motorie.
Grande importanza assumono ovviamente le attrezzature. Oltre agli immancabili come penne e blocchi note, per organizzare un congresso in albergo avremo bisogno di alcuni strumenti come puntatori laser, microfoni e sistemi di amplificazione audio se la sala congressi che abbiamo scelto è molto ampia. Potrebbe essere utile avere un supporto video per proiettare eventuali slide, oppure gli auricolari per la traduzione simultanea se il nostro congresso è aperto ad una platea internazionale.
Attenzione anche alla temperatura e all’illuminazione della sala: con una temperatura troppo alta, infatti, i partecipanti potrebbero accusare sonnolenza. Il ricambio dell’aria è comunque necessario, quindi utilizza un sistema artificiale oppure apri porte e finestre, meglio se nelle pause. La scelta dell’illuminazione dipende invece dalle attività previste: sempre preferibile la luce naturale, ma è comunque buona cosa affidarsi ad un impianto di illuminazione da accendere all’occorrenza, specialmente se l’evento si svolge in inverno. In caso di proiezione di slide e diapositive è bene disporre di tende, tapparelle o pannelli per poter oscurare la luce esterna.
Se il meeting dura più di qualche ora, massimizzane la resa per il tuo hotel offrendo ai partecipanti una convenzione per il pranzo, la cena o il pernottamento. Ovviamente non va trascurata la scelta della location che deve essere facilmente raggiungibile da tutti i partecipanti che possono arrivare da diverse zone del Paese o addirittura dall’estero. È bene dunque rendere loro la vita semplice.
Che si tratti di sale congressi Milano o in qualsiasi altra città queste regole valgono sempre.
